Ces dernières années, les besoins des entreprises et de leurs employés ont évolué. Parallèlement, on constate une diversification des méthodes de travail provoquée par la montée en flèche du télétravail. Les sociétés visent une amélioration des communications entre leurs collaborateurs afin de les rendre plus productifs. Microsoft a très bien su répondre à cette demande en lançant Microsoft Teams, une plateforme collaborative tout-en-un. Parfaitement intégrée dans le pack Office 365, Teams est une solution pleine de fonctionnalités qui facilite le travail d’équipe et fluidifie le partage d’informations.
Pour quelles raisons les entreprises se laissent-elles séduire par cet outil de communication très polyvalent ? MJ Solution, intégrateur Teams, vous l’explique en 5 points.
1. Un outil collaboratif qui optimise les communications
Microsoft Teams est avant tout un outil de conversation entre collègues. Dans un esprit de collaboration, ils peuvent aisément partager, consulter et modifier des documents via la plateforme, avec la possibilité de créer ou non des groupes de dialogue.
Microsoft a eu le bon sens d’intégrer à Teams tous les autres produits du pack Office 365. Word, Power Point, Excel, etc. Tous ces outils sont réunis en un seul et même endroit pour permettre une optimisation du travail d’équipe. Les collaborateurs sont plus efficaces lorsqu’ils travaillent sur un projet commun. Chaque modification apportée par l’un d’entre eux sera immédiatement effective pour le reste du groupe. La coédition de documents et la gestion de projet, autrefois source de confusion, est aujourd’hui une tâche très simple à réaliser.
Cette centralisation des échanges est également un avantage considérable pour les sociétés qui disposent de plusieurs sites. Grâce à Teams, les communications intra et inter-entreprises sont simplifiées.
2. Une diminution conséquente du nombre d’e-mails
Structurer les échanges en créant des groupes de conversation est en effet un excellent moyen d’empêcher l’encombrement de nos boîtes de réception. L’émergence des plateformes collaboratives a fortement contribué à la diminution des interactions par mails, très souvent superflues. Avec Teams, il est désormais possible d’insérer des pièces jointes dans l’espace de chat. Les notifications de réception sont immédiates.
Un e-mail peut très facilement se perdre ou être supprimé par erreur. Grâce aux chaînes de conversations dédiées sur Teams, chaque échange est sauvegardé et peut être consultable à tout moment. Chaque fichier envoyé est classé et conservé dans le cloud, ainsi la perte de document important est évitée.
3. Moderniser l’organisation de réunions
Grâce à Teams, organiser des réunions est devenu d’une simplicité incroyable. Les meetings se font « en ligne » tout en maintenant la possibilité d’échanger des documents. L’intégration de tous les outils Office 365 est, là encore, un véritable avantage. La centralisation des informations et la gestion du calendrier Outlook permet de prévoir des réunions tout en tenant compte des disponibilités de chacun. Les visioconférences font également partie de l’offre Teams. Les réunions d’aujourd’hui se veulent plus modernes et dans l’air du temps, mais tout aussi productives.
Une fois la réunion terminée, si un point important a échappé à l’un des participants, un historique de conversation lui permettra d’accéder à toutes les prises de notes et documents échangés. Pareil si l’un des invités n’a tout simplement pas pu participer.
4. Une solution téléphonique intégrée
Au-delà d’être un excellent moyen de chatter entre collègues, la plateforme Teams permet également de passer des appels. En souscrivant une licence d’abonnement au pack Office 365, vous disposez d’un numéro de téléphone dédié.
Avec cette solution téléphonique intégrée, Teams s’inscrit sur la liste des outils adaptés à la téléphonie hébergée et à la technologie VoIP. Car oui, il est désormais possible de passer un appel via son ordinateur. Il suffit de disposer d’un accès internet performant, d’un micro ou d’un casque de téléphonie et de haut-parleurs. Teams met à disposition un carnet de contacts, un journal d’appel, une option de transfert et de numérotation rapide.
5. Une application au service de la mobilité
Teams est également disponible sous forme d’application pour mobiles et tablettes. Cette technologie softphone permet de s’affranchir d’un téléphone fixe dans la mesure où votre numéro vous accompagne partout. Ce service permet de se rendre disponible même en déplacement. L’application Teams présente les mêmes avantages que sur un ordinateur :
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Accès rapide à tous les documents
- Répondre aux conversations
- Prendre et émettre des appels
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Participer à des réunions
Microsoft a su réagir face à l’enjeu de la mobilité et du télétravail en permettant aux entreprises d’avoir accès à leurs ressources en dehors du bureau.
Pour conclure
La crise sanitaire du Covid-19 a nettement accéléré le déploiement de la solution Teams. En effet, son nombre d’utilisateurs est passé de 44 millions avant l’adoption massive du home office, à 75 millions pendant le premier confinement. Microsoft Teams est devenu le choix n°1 des entreprises. Ces nombreuses fonctionnalités en font l’outil de travail par excellence.
Le succès de Teams s’explique par la richesse de son offre déjà très complète qui continue pourtant de se développer. Les besoins des entreprises étant en constante évolution, la proposition de services adaptés doit suivre. Il convient néanmoins d’accorder une importance particulière à la formation des collaborateurs à cet outil pour en tirer le meilleur profit.
Une question ? Vous souhaitez vous lancer ?
Faites appel à MJ Solution pour vous accompagner vers cette solution de communication qui va révolutionner les échanges au sein de votre entreprise.
