De plus en plus, et depuis quelques années maintenant, nos usages téléphoniques changent. La mobilité et la réactivité sont essentielles au développement des entreprises. Les professionnels d’aujourd’hui ont besoin d’être joignables partout et tout le temps puisqu’ils doivent performer au rythme d’une transformation digitale en constante évolution. Tout comme nos postes de travail et nos modes de communications. La téléphonie n’a donc pas échappé à ce grand changement avec l’explosion de la téléphonie hébergée et des communications unifiées.
En une décennie, la téléphonie analogique et son poste fixe ont peu à peu laissé place à de la téléphonie hébergée aves ses solutions IP accompagnées d’outils de communications unifiées beaucoup plus riches et accessibles depuis n’importe quel terminal. Ceci dans le but de répondre aux nouveaux enjeux des entreprises.
C’est quoi la téléphonie IP ?
La téléphonie hébergée IP, que l’on nomme également téléphonie dans le cloud ou Centrex, correspond à une installation téléphonique hébergée chez l’opérateur plutôt que dans les locaux de l’utilisateur. Cette solution est un ensemble de services prêts à l’emploi, utilisables rapidement.
Aujourd’hui, on ne parle plus de téléphonie hébergée sans parler de communications unifiées. Ce terme désigne une solution tout-en-un qui prône l’optimisation des communications au sein d’une entreprise via un ensemble de services mis à disposition des collaborateurs. L’aspect clé en main de cette solution en fait un choix de premier ordre pour l’ensemble de la sphère professionnelle. C’est pourquoi les communications unifiées sont amenées à totalement remplacer la téléphonie dite « classique ». Cette dernière ne répondant plus assez efficacement au besoin exponentiel de communiquer rapidement que ce soit en présentiel ou à distance.
Désormais, un professionnel peut sans difficulté ni perte de temps, switcher sur plusieurs plateformes de collaboration pour utiliser aussi bien un service voix qu’un service de visioconférence ou de chat. La téléphonie hébergée IP et les communications unifiées sont les synonymes d’un regroupement de tous vos canaux de communication, utilisables grâce à des applications disponibles sur tous vos appareils (tablette, pc portable, smartphone).
Les communications unifiées : oui, mais pourquoi ?
Avantages pour les collaborateurs
Une solution de communications unifiées a pour principal avantage d’abolir les frontières entre les différents canaux de communication au sein d’une entreprise. Ceci en réunissant tous les services disponibles au sein d’un seul et même outil. En ce sens, la téléphonie hébergée permet l’accès à l’information et une collaboration interne simplifiée et plus efficace, au bureau ou en déplacement à l’extérieur.
La téléphonie hébergée IP n’est pas qu’un simple outil d’échange collaboratif via une solution centralisée. Le principe des communications unifiées présente de nombreux autres avantages :
- Productivité : les collaborateurs peuvent désormais performer dans les meilleures conditions en disposant d’un outil simple et complet.
- Flexibilité : en télétravail, au bureau, en déjeuner d’affaire, dans le train, etc. A partir du moment où ils disposent d’un accès internet aussi mobile qu’eux, les professionnels peuvent jouir de leurs outils de travail en toute circonstance.
- Enrichissement : une meilleure adaptabilité aux enjeux et contraintes métiers grâce à une meilleure intégration des applications aux nouvelles solutions de communications unifiées.
Avantages pour l’entreprise
De nos jours, toute entreprise est désireuse de simplifier sa communication interne et externe et de limiter le nombre de plateformes tout en maximisant l’efficacité de sa solution de téléphonie collaborative. Le combo téléphonie hébergée IP – communications unifiées est un véritable outil collaboratif qui présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Une solution de communications unifiées constitue un solide levier d’optimisation de vos relations externes, aussi bien avec vos clients que vos fournisseurs ou partenaires commerciaux. Les capacités de fidélisation s’en voient donc multipliées.
- Au même titre, l’impact sur votre communication en interne est conséquent. Chaque entreprise communique librement via des outils plus modernes, ce qui peut influer sur la productivité des collaborateurs et donc le chiffre d’affaires.
- Gagnez du temps dans vos interactions grâce à une solution simple, fluide et rapide. Et comme on le sait, le temps c’est de l’argent !
- Stoppez les investissements dans des postes téléphoniques de bureau, la téléphonie hébergée implique une virtualisation des outils de communication (softphone). Ainsi, plus besoin de gérer la maintenance ou le renouvellement de matériel physique.
- Rendez votre entreprise plus flexible et adaptez-vous à cette nouvelle démocratisation du travail qui prône de plus en plus de mobilité.
Coté installation, comment ça se passe ?
Héberger une solution de communications unifiées, c’est simple. Avant toute chose, il est préférable de procéder à un audit avant la mise en place d’un système de téléphonie hébergée dans la mesure où le réseau local doit être compatible avec la technologie IP. En effet, pour exploiter ce type de solution, il est nécessaire de disposer d’une connexion internet haut débit et d’une installation téléphonique associée à un softphone. A partir de là, il n’y a plus d’obligation d’utiliser un combiné téléphonique classique.
L’installation d’un logiciel sur votre ordinateur suffit à le transformer en téléphone. Par le le biais d’une interface, l’utilisateur peut ensuite émettre et recevoir ses appels tout en ayant accès à de nombreuses fonctionnalités enrichies :
- Annuaire d’entreprise
- Numéros abrégés
- Renvois et transferts d’appels
- Mise en attente
- Messagerie instantanée
- Visualisation de la disponibilité des collègues
- Journal d’appels
- Visioconférences
- Partage de documents
Il convient généralement de faire appel à un opérateur télécom qui se chargera d’établir un cahier des charges des attentes et contraintes de l’entreprise. Comme la téléphonie hébergée et les communications unifiées sont une solution dans le cloud, il n’y a pas de déploiement de PABX dans les locaux de l’entreprise. En revanche, le prestataire se charge de livrer, installer et configurer la solution chez son client.
La téléphonie hébergée est-elle une solution adaptée à mon budget ?
Outre les avantages sur le plan technologique, le duo téléphonie hébergée IP – communications unifiées permet une réduction des investissements car :
→ L’achat et l’installation du PABX n’ont plus lieu d’être
→ La forfaitisation des offres de communications unifiées supprime la plupart des frais liés aux échanges avec l’étranger
En supprimant également l’installation de postes physiques, le tirage des câbles n’est plus à prévoir pour la création de prises RJ45 et permet donc de diminuer les coûts de mise en place de la solution. De manière générale, les communications unifiées permettent une meilleure maîtrise financière de sa téléphonie ce qui en fait une offre toute aussi attractive pour les dirigeants des TPE et PME.
« 79% d’entre eux considèrent que le numérique facilite la communication avec leurs clients ». Baromètre France Num 2021.
C’est une évidence, les solutions de télécommunication font désormais partie intégrante de tous nos métiers, quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise. De nos jours, sans une communication optimale et de qualité, aucune collaboration ne peut porter ses fruits.
De plus, la démocratisation du télétravail depuis le confinement de Mars 2020 n’a fait qu’accentuer les évolutions apportées aux outils de collaboration d’entreprise. Dans le cadre d’un projet de déploiement d’une solution de téléphonie hébergée, l’accompagnement d’un professionnel du secteur est plus que pertinent.
Les communications unifiées n’ont aucun secret pour MJ Solution, intégrateur de solutions téléphoniques cloud. Toutes nos offres sont accompagnées d’une maintenance et d’un SAV de qualité pour une continuité de service à la hauteur de vos attentes.
