Au cours de l’année 2020, la crise sanitaire du Covid-19 a mis les entreprises au pied du mur quant à leur façon de travailler. Concept encore peu adopté par les professionnels, le télétravail ou « home office » s’est rapidement imposé comme la solution incontournable dans le cadre du confinement en France. Les technologies de communication, déjà fortement sollicitées, sont devenues essentielles dans ce nouveau contexte de télétravail imposé.
Cette nouvelle approche du monde du travail a connu un développement sans précédent. Selon une étude de l’Insee datant de Septembre 2020, « la réorganisation de l’emploi la plus fréquente a été le télétravail, très encouragé par (…) le développement des équipements numériques, qui a concerné 40% des sociétés. »
Définir le concept de télétravail
Le télétravail est perçu comme étant une pratique grâce à laquelle un employé peut exercer son activité professionnelle depuis son domicile plutôt que son bureau. Pour cela, il lui incombe d’être équipé avec les outils numériques nécessaires à la poursuite de son activité. Bien équiper leurs collaborateurs est un enjeu majeur pour les dirigeants qui mettent en place le télétravail dans leurs sociétés.
Mais depuis 2017, la loi a tenu a encadrer cette notion en y apportant une définition claire. L’article 1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme
« toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Par définition, le concept de télétravail s’oppose au travail en présentiel, dit « sur site » et ne se limite donc pas uniquement au travail depuis son domicile. Il s’agit en effet de la pratique de son activité professionnelle depuis n’importe quel autre espace que celui de son bureau habituel.
Les technologies indispensables au home office
Pour préserver l’efficacité des salariés en télétravail, les employeurs doivent leur mettre à disposition un environnement adapté. Pour cela, il convient de les équiper avec des outils performants, nécessaires à la réalisation de leurs objectifs professionnels. Ces outils innovants s’inscrivent largement dans la logique de dématérialisation des données, qui est devenue la norme en entreprise.
Un accès internet
Naturellement, disposer d’un accès internet en haut débit est le fondement d’un télétravail réussi. Il s’agit de la condition sinéquanone au bon fonctionnement de chaque outil mis à disposition de l’employé. De nos jours, il paraît impossible d’être en télétravail tout en étant coupé du monde numérique. En effet, les nouvelles technologies au service du télétravail sont totalement dépendantes d’internet. Le réel enjeu va donc porter sur la fiabilité de la connexion. C’est la qualité de cette dernière qui va permettre une consultation fluide des e-mails, le partage de fichiers ou la participation à des réunions virtuelles par le salarié.
Pour s’assurer une connexion internet de qualité, choisir un accès par la fibre optique semble la meilleure option. Autrement, il est tout à fait envisageable d’opter pour une solution routeur 4G/5G, qui offre un accès internet ultra mobile.
Un outil collaboratif
La croissance d’une entreprise repose essentiellement sur la mise en place régulière de projets auxquels plusieurs collaborateurs prennent part. L’utilisation de divers outils collaboratifs assure le suivi et la gestion de ces projets, même lorsque chacun se trouve en télétravail.
Ces nouveaux outils sont des solutions très complètes qui proposent aux entreprises des nombreuses fonctionnalités. Parmi elles, la téléphonie VoIP et les applications softphone. Il s’agit de systèmes de communication parfaitement adaptés au télétravail puisqu’ils permettent la réalisation de la plupart des tâches quotidiennes depuis un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone :
- Envoyer et recevoir des e-mails
- Passer et recevoir des appels
- Partage et modification de fichiers
- Organisation de visioconférences
- Discussion instantanée / Chat
En s’appuyant sur le protocole IP (Internet), ces technologies permettent de s’affranchir de tous les équipements fixes au profit d’une totale mobilité. Chaque employé peut, par exemple, conserver son numéro de téléphone et resté joignable même en télétravail. Et parallèlement, il continue de maintenir son niveau de productivité.
Un système de partage de données sécurisé
Les déplacements inter bureaux étant impossible en télétravail, il convient d’opter pour le partage de données par le cloud. Là encore, disposer d’une connexion internet est primordial. L’utilisation du cloud permet de stocker de manière sécurisée des données en ligne pour ensuite les partager entre collaborateurs. Cette technologie est sans aucun doute la plus adaptée au besoin de dématérialisation des entreprises qui optent pour le télétravail. Tous les fichiers sont désormais numérisés puis hébergés dans le cloud pour être en permanence à disposition de chaque employé.
Dans la mesure où les données sont stockées en ligne, il faut accorder une importance toute particulière à leur sécurisation. Les risques de vulnérabilité se multiplient avec le nombre de point de connexion et de génération des données qui augmentent. Chaque entreprise qui met en place une organisation de télétravail, doit se protéger contre le piratage et autres pratiques de cybercriminalité. C’est là qu’entre en jeu la technologie firewall, qui est un dispositif de filtrage de toutes les connexions entrantes et sortantes. Pour une sécurisation optimale de ce dispositif, il convient de l’associer à un VPN. Ce dernier assurera une sécurité des connexions réseau entre les locaux de l’entreprise et les domiciles des employés en télétravail. Le VPN va crypter toutes les données grâce à un tunnel de sécurité entre le serveur principal et les points de connexions utilisés par les salariés.
De manière générale, tous les outils informatiques et numériques mis à disposition des salariés en télétravail doivent, en amont, faire l’objet d’une protection maximale.
Formation et accompagnement
Depuis l’adoption massive du télétravail, il a fallu repenser les équipements auxquels les employés étaient habitués depuis longtemps. Chaque nouvelle technologie nécessite d’être apprivoisée par l’intermédiaire d’une formation afin de garantir sa bonne utilisation. Les formations sont en effet primordiales pour permettre à chacun de se familiariser avec de nouveaux outils. La maîtrise des nouvelles technologies est fondamentale pour préserver la productivité des entreprises.
MJ Solution propose un accompagnement personnalisé pour l’intégration de tous vos nouveaux outils de télétravail. Nous formons également vos équipes à leurs différentes utilisations.
En conclusion, et contrairement aux idées reçues, le télétravail est bel et bien un levier de production. Preuve en est, depuis l’arrêt du confinement, les entreprises maintiennent le télétravail à raison d’un ou deux jours par semaine. Mais il est évident que pour que le télétravail perdure, les nouvelles technologies doivent suivre en proposant des solutions toujours plus adaptées.
