La technologie évolue rapidement, et avec elle, les attentes des clients. Dans un monde où la communication est au cœur de l’expérience client, les hôtels se doivent d’adopter des solutions modernes pour rester compétitifs. La téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol), qui utilise Internet pour transmettre les appels vocaux, représente une innovation majeure dans ce domaine. Dans cet article, découvrez pourquoi il est essentiel d’envisager cette transition.
VoIP : définition et fonctionnement pour les hôtels
La VoIP représente une solution indispensable en matière de communication téléphonique. Intégrant les dernières avancées technologiques, la VoIP est une alternative moderne et efficace à la téléphonie traditionnelle pour les établissements hôteliers.
La VoIP est une technologie qui permet de transmettre la voix sur Internet plutôt que par les lignes téléphoniques classiques. Concrètement, cela signifie que les appels sont convertis en données numériques.
La VoIP fonctionne donc en utilisant les infrastructures existantes d’Internet ou des réseaux IP. Le personnel de l’hôtel peut passer des appels depuis les postes de travail de la réception ou des bureaux administratifs, en utilisant des téléphones IP spécifiques ou des logiciels d’ordinateur dédiés. Ces téléphones IP sont généralement connectés au réseau local de l’établissement et peuvent accéder à toutes les fonctionnalités offertes par le système IP de l’hôtel.
VoIP : les avantages pour les hôtels
De nombreuses fonctionnalités
La VoIP permet au personnel de l’hôtel de gérer les appels entrants et sortants de manière efficace grâce à des fonctionnalités avancées telles que :
- Standard d’accueil personnalisé : Les hôtels peuvent configurer un standard téléphonique avec un message personnalisé, offrant une première impression professionnelle et chaleureuse dès le premier contact téléphonique.
- Serveur vocal interactif (SVI) : Un SVI permet à l’appelant d’être redirigé vers le bon service ou la personne appropriée grâce à un menu vocal personnalisable et interactif
- Décrochage multiple : Cette fonctionnalité permet à plusieurs membres du personnel de répondre simultanément aux appels entrants, réduisant ainsi les temps d’attente.
- Itinérance : Les communications peuvent être redirigées automatiquement vers un autre numéro ou une autre extension en cas d’indisponibilité du destinataire initial, assurant ainsi une réponse rapide aux appelants.
- Conférence téléphonique : Les membres du personnel peuvent organiser des conférences avec plusieurs participants, facilitant ainsi la collaboration entre les différentes équipes.
- File d’attente : Les appels entrants peuvent être placés dans une file d’attente, où ils seront traités dans l’ordre d’arrivée.
- Click to call : Cette fonctionnalité permet aux clients de contacter directement un service ou un membre du personnel en cliquant simplement sur un bouton sur le site Web de l’hôtel ou dans une application mobile, offrant ainsi un accès rapide et pratique à l’assistance téléphonique.
- Musique d’attente : Les appelants qui sont en attente peuvent écouter de la musique ou des annonces préenregistrées, offrant ainsi une expérience téléphonique agréable et divertissante.
- Interception et mise en attente : Les membres du personnel peuvent intercepter un appel et le mettre en attente.
Un réseau virtuel de communication multicanal
Dans un contexte hôtelier moderne, la téléphonie IP propose bien plus qu’une simple communication vocale. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on trouve notamment la consultation de la messagerie vocale par email, l’envoi de SMS depuis la ligne fixe, l’envoi et la réception de fax par email, la vidéosurveillance IP et la télévision IP. Les établissements hôteliers peuvent facilement mettre en place un standard téléphonique moderne et flexible, répondant aux attentes des clients tout en améliorant l’efficacité opérationnelle de l’établissement.
Une liberté sans compromis
Une liberté sans compromis s’offre au personnel des hôtels qui choisit d’adopter les téléphones IP. Cette solution libère le personnel des contraintes des téléphones traditionnels, offrant plus de flexibilité et de simplicité.
Grâce à la téléphonie IP, le personnel peut bénéficier d’une connectivité sans fil fiable via le réseau WiFi, lui permettant ainsi de passer et recevoir des appels depuis n’importe quel endroit de l’établissement. Que ce soit depuis la réception, les bureaux administratifs, en déplacement dans l’hôtel ou même à l’extérieur, ils peuvent rester constamment connectés et disponibles pour répondre aux besoins des clients.
Enfin, la VoIP élimine les restrictions géographiques traditionnelles en permettant au personnel de passer des appels vers des destinations nationales et internationales sans frais supplémentaires.
Une excellente qualité de communication
Les téléphones IP permettent d’obtenir une qualité de communication exceptionnelle, garantissant une expérience fluide et sans interruption pour les appelants et le personnel de l’établissement.
Grâce à cette technologie, vous avez la garantie qu’aucun bruit parasite ni dégradation de la qualité du son ne viendra perturber votre communication. Cette qualité supérieure est rendue possible grâce à l’utilisation de codecs audio avancés.
Enfin, la téléphonie IP assure une fiabilité accrue grâce à sa capacité à contourner les problèmes potentiels liés aux lignes téléphoniques traditionnelles, tels que les coupures ou les interférences. En utilisant une connexion WiFi ou internet haut débit, la VoIP garantit une connexion stable et constante pour les appels, quel que soit l’endroit de l’hôtel.
Un pilotage simplifié et une gestion optimisée
Pour finir, la VoIP fournit aux hôtels un pilotage simplifié et une optimisation de leurs communications. En effet, cette technologie permet une intégration transparente avec d’autres systèmes de gestion hôtelière, tels que ceux liés à la réservation ou à la facturation.
Cette intégration transparente permet au personnel de disposer d’une vue d’ensemble complète des informations client. En associant les données des systèmes de gestion hôtelière avec celles de la téléphonie IP, le personnel peut accéder rapidement et facilement aux informations essentielles sur les clients, telles que leurs préférences, leurs besoins spécifiques, ou encore leur historique d’appels. Cette connaissance approfondie de la clientèle permet au personnel de fournir un service personnalisé et efficace, en anticipant leurs besoins et en offrant des solutions sur mesure.
En résumé, la technologie IP fournit aux hôtels un moyen flexible, économique et efficace de gérer leurs communications internes et externes, améliorant ainsi l’expérience client et la productivité du personnel.
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